速看！注册与签到数字化场景一文全知晓

什么是电子签到？

在各类会、展、节、演、赛活动中，参加活动的人需要在现场验明身份，领取证件，作为进出会场凭证入场。签到，英语中叫Check in，中文里面有时也叫报到。签到其实包含签入和签出，签出就是Check out。电子签到就是利用信息化的软硬件技术帮助活动主办方完成签到的过程，以证明活动参与者到场，同时记录参加活动的行为轨迹。

为什么要签到？

在数字化时代，用户行为、用户画像和用户分析越来越重要，无论是企业活动、社团活动、还是政府活动，必须对参加活动人的线下行为轨迹在一个系统平台内进行一站式的管理，所以电子签到从签到软件向签到系统发展。

什么是签到系统？

电子签到系统，是基于计算机技术、通信技术、身份识别及多媒体互动技术、网络科技技术等软硬件技术开发的，服务会展活动人员现场签到，记录参会“凭证”的系统。电子签到系统通常与注册数据系统、证件管理系统和门禁系统实现无缝衔接，确保一站式全流程对参会人数据流进行管理和统计，实现会议活动的营销、宣传推广、邀约、注册、审核、现场签到、证件打印制作、门禁管理一体化。电子签到系统通过软硬件技术的集成，让参会嘉宾充分感受到现场“高效、创意、便捷、安心”的签到服务，帮助活动主办方提高效率和工作协同。

主办方常见的签到问题？

● 不重视签到，不了解签到的价值和数据应用

● 不清楚签到的规范、流程和软硬件配置

● 不清楚证件样式、设计和组成的基本要素

● 不清楚签到码的妙用，特别是与活动权限和签到之间的关系

● 不清楚预注册数据、现场注册数据、手工表格数据如何进行整合后签到

● 不清楚签到数据的后续价值和应用

● ......

作为31会议的保留项目，每周三开展数字会展的科普安利，希望我们的用户和潜在用户熟悉我们的产品，服务好自己的会议活动，为活动参与者提供一流的体验。本周的培训就是签到主题，讲解注册报名及签到制证的应用场景与31会议系统配置，重点讨论如何轻松收集参会者的报名信息、发送签到二维码，并有效管理报名数据。同时，还分享了如何现场核销签到码和选择胸卡样式来区分不同的参会人群。

下面跟随小编的脚步，一起来看看本周培训的重点亮点吧！

——注册报名及签到制证应用场景——

作为签到，首先需要有数据，数据怎么来，主要有三种，会议活动前的预注册数据、主办方录入的预报名数据、现场注册数据。作为主办方，优先考虑的是预注册，尽可能吸引更多参会者提前注册。

step1：名单收集——预注册或报名

实现嘉宾基本信息在线采集，需要开放预注册和报名系统。

对于主办方来说：需要在开放注册或报名之前，在活动管理后台进行一系列设置和配置，只需四步操作。

● 第一步，可以基于不同的参会身份设置多张门票，以满足不同人群的需求。对于免费的活动，可以开启审核机制。

● 第二步，可以配置基本信息和参会权益，包括是否含餐券、是否提供住宿等内容。

● 第三步，主办方还可以针对不同的门票设置不同的字段，从而为各个人群定制专属的报名表单。

● 第四步，主办方还可以设置个人中心，让参会者能够方便地查看和修改个人信息、获取签到二维码以及获得行程信息等。

完成以上四步，就可以发出报名连接了。

对于参会者来说：可以通过访问PC网站或微网站进入报名链接，选择适合自己的门票类型。不同的门票类型将导向不同的报名表单，以便收集相应的参会信息。这样，参会者可以根据自己的身份和需要选择最合适的门票，确保能够享受到相应的权益。

通过上述完整的闭环流程，参会者可以方便地选择门票并填写相关信息，而主办方则能够准确收集参会者的报名数据。这使得整个报名流程更加简化和高效，为会展活动的顺利进行打下了坚实基础。

step2：发送电子票

静态二维码/动态二维码，汇聚嘉宾信息，便于现场核验

对于参会者来说，成功报名将收到短信通知，并有两种方式获取签到二维码。

方式1：报名者可以通过短信链接直接跳转到二维码界面，无需登录即可方便地查看和保存签到二维码。这样，参会者可以快速获取签到凭证，为现场签到做好准备。

方式2：报名者还可以选择进入个人中心，在个人中心页面轻松查看自己的签到二维码。这个功能让参会者随时能够访问并获取签到凭证，确保不会遗失或忘记携带签到二维码。

对应的主办方操作后台流程需要进行三个关键操作来实现这一功能。

· 报名提醒：包括报名成功提醒、短信通知、邮件通知以及公众号通知等。这样，一旦参会者完成报名，他们将及时收到通知，了解报名状态并得知如何获取签到二维码。

· 参会人管理：包括数据管理、发送通知和电子票，以及导入和导出参会人数据等。这个步骤确保参会者的信息得到妥善管理，并可以按需发送通知和电子票等相关资料。

· 通知发送：包括报名成功通知、电子票链接、参会提醒以及针对不同人群的专属通知等。通过这些通知，参会者将获得所需的信息和凭证，并能够顺利参加活动。

step3：现场核验身份

多种验证方式可供选择，完成嘉宾现场报到及证件领取

对于参会者来说，现场核销签到流程如下图所示：

· 在现场核销参会人的签到码时，参会人可以使用电子票、手机后四位或出示相关凭证进行验证。

· 工作人员会扫描或手动输入信息，并验证身份。如果验证成功，参会人将获得打印的证件或资料，并完成签到。

· 如果验证失败，主办方会确认参会权限，并根据情况收集额外信息或录入系统，以完成签到流程。

对主办方来说，在此过程中，后台系统会对信息进行显示，简单几步就可完成核验签到工作。

核验参会人参会权益流程

现场空降的参会人报名并制证流程

step4：证件管理

证件支持现场打印，多种证件类型可供选择

01 热敏纸

优势：现场签到，立即制证，现场井然有序 

场景：适用于各类会议、活动的注册签到

流程：现场扫描嘉宾手持的电子票或者输入手机后四位进行身份验证，验证后打印胸卡，嘉宾持胸卡入会场

除此之外，证件样式上可选择31会议标准样式（根据参会身份设计背景固定样式：浅蓝为参会嘉宾、深蓝为媒体、红色为工作人员）；也可选择定制样式或设计特殊样式（根据创意制作胸卡，例如火车票，登机牌，电影票）

02 铜版纸

定制样式：根据设计样式现场打印，打印内容为：头像、姓名、公司、二维码等信息

胸卡打印：若参会人较少，可提前打印带有参会信息的胸卡现场发放

03 标签纸

· 白色不干胶贴纸：大小可自定义，打印方便，成本较低。

· 透明贴纸：大小固定宽度24mm，打印内容较少，成本略高于白色不干胶贴纸

· 彩色贴纸：可以打印头像等彩色内容，成本较高

· 热敏不干胶定制版贴纸：背景可自定义，现场打印只可以打印黑色

除了之前提到的样式选择，我们还提供了其他多种证件形式比如PVC芯片卡、一次性手环、餐券胸卡等等。

通过设计不同的签到通道和胸卡样式，可以有效区分不同的参会人群。例如，设立专门的通道或识别标识，让参会人根据自己的身份和证件类型走相应的通道。

在签到过程中，工作人员只需使用手持扫描器扫描参会者胸卡上的二维码，即可查验其参会权益。这简化了核验工作，使工作人员能够迅速了解参会者的权益内容，无需额外的操作或查询。

step5：数据留存

嘉宾在会场签到数据全纪录，以便于后续营销和数据追踪

通过严格的权限管理和多个签到点的设置，实现现场报到和入场的顺利进行。这样可以确保数据的准确性，同时方便主办方进行后续的营销活动和数据分析。

每位嘉宾的签到情况可以进行详细的记录和存储，包括签到时间、签到地点以及其他相关信息。通过这些数据，主办方可以进行后续的数据分析和统计，了解参会人数、参会率以及参会者的行为和偏好等重要信息，从而进行精准的营销活动和数据追踪。